Спросите здесь!
Отправляя запрос, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями пользовательского соглашения.
Блог о юридическом бизнесе

Как быстро начать вести учет времени

Этот пост на 100% про А2.Тайм и то, как ей пользоваться. 7 простых шагов для того, чтобы начать полноценно рассчитывать собственные проекты.
Шаг первый.
Заносим в систему всех клиентов - как компании, так и физических лиц. Чтобы не заниматься утомительным перепечатыванием всех визиток, рекомендуем такой подход: все «новые» клиенты заносятся в систему сразу же при возникновении контакта.
Все «старые» попадают в нее по мере возникновения у них новых проектов.
Стараемся сразу заполнять все реквизиты, чтобы потом не возвращаться к этому. Но можно, в принципе, и просто «Иванов Иван Иваныча» вписать.


Шаг второй.
Ок, Клиенты есть. Понятно, что должны быть и сотрудники, которые этих клиентов обслуживают.


Их важно не только внести в систему, но и «прикрепить» к ним ставки. Забегая вперед – ставку под проект можно и менять, но «базовая» какая-то у сотрудника присутствует всегда.

Кстати, замечено – юристы имеют тенденцию гордиться своей ставкой. В консалтинге по крайней мере. Всем приятно, что твои «мозги» оценивают дорого.

Шаг третий.

Создаем первый проект. Каждый час относится на тот или иной проект в системе. А проект, соответственно, «прикреплен» к Клиенту.
В проект «подписываются» юристы, которые будут его исполнителями и настраиваются другие параметры.
«Внутренние» проекты, которые направлены на развитие фирмы – «Маркетинг», «PR-активность» и т.п. относятся на соответствующие «внутренние коды». Клиентом по таким проектам является собственная фирма, которая по-умолчанию первой присутствует в системе.



Каждый проект может «разбиваться» между Партнерами фирмы. Для этого есть соответствующая вкладка.

Это позволяет потом «отследить» кто и сколько принес выручки в деньгах. Условно, я с партнером могу вести вместе суд за 100 тыс. руб. Тогда наша выручка распределиться по нему как 50% в мою «копилку» и 50% в его (или ее). При этом такое распределение выручки идет «параллельно» с учетом часов, то есть не привязано к затратам времени.
Если юрист практикует самостоятельно или конкретный проект курирует один партнер – просто ставится 100%.

Шаг четвертый.

Ура! У нас есть Клиент, проект и юристы, которые будут по нему работать. Можем вносить время.


Запись можно создать «с нуля» или «из черновика». В статус «черновиков» автоматически попадают все записи, импортированные из календаря.
«Прикрепляем» запись к Клиенту и проекту, пишем, что делали и сколько. Сохраняем. Готово.
Если права позволяют, то можно время сразу и утвердить. Если нет – утвердит партнер, который будет проверять биллинг и отчет Клиенту.
Вот у нас собрались записи о времени. Что дальше?
Шаг пятый.

Теперь ответственный партнер должен открыть список всего доступного ему времени.


И утвердить записи сотрудников. Можно по одной.


Или все сразу (потом еще можно будет поправить).


Шаг шестой.

Время утверждено. Формируем «Отчет о времени и затратах» клиенту. В него система включит все записи за выбранный период и представит в виде единой таблички.


«Фишка» А2.Тайм – на этом этапе можно вносить изменения в отчет и эти изменения сразу же отразятся и в базе данных. Просто нажимаем на конкретную запись.
И правим время или описание работ в открывшемся окошечке.


Кстати, по проектам с фиксированной стоимостью тоже аккуратно ведем отчеты.
Во-первых, понимаем собственную эффективность.
Во-вторых, всегда Клиент может попросить отчет «а что на самом деле делали». Если ваши заказчики юр. лица, так бухгалтерии вообще просто это обожают. Им так расходы подтверждать гораздо проще.
Шаг седьмой.

Остался последний шаг – вишенка на торте и самое приятное – счет Клиенту выставить. Заходим в проект, нажимаем на вкладку «расчеты с Клиентами».


После создания счета можно фиксировать поступление средств от Клиентов, внося оплаты.
Месяц-другой-третий – и пора формировать аналитику по деятельности вашей «корпорации монстров».
Но про это – в другой раз. А то и так очень уж длинно получилось ))).
P.S. Да, напоследок, небольшой «лайфхак» - при работе с системой удобно открывать отдельные вкладки в браузере (Ctrl+клик или CMD+клик, если на Мак). Особенно удобно при утверждении большого количества записей о времени.