Давайте сначала начнем с того, что же такое «система управления практикой»? Часто юристы называют это CRM-ка (це-эр-эмка, во так примерно). Что, конечно, не совсем корректно.

Во-первых, ЧЕМ именно мы будем управлять?

Тут не пойдет речь о продвинутом AI или замене юристов роботами. Все куда банальнее. Каждый юрист/адвокат, работает он в фирме или сам по себе, так или иначе вынужден управлять своими делами. Учитывать клиентов и их поручения, организовывать документы, не забывать про сроки и т.п.

Собственно простейшая «система управления практикой» это ежедневник и папки картонные с делами.

Но мы все-таки в 21-м веке, поэтому:

Во-вторых – что значит система управления практикой?

Это некий комплекс средств, который позволяет организовать работу юриста, юридического отдела или фирмы. Желательно таким образом, чтобы ничего не терялось, не забывалось, было под рукой и хотя бы минимально автоматизировано.

Принципиально такие системы можно разделить на два больших блока. Условно назовем их «интегрированные» и «гибкие».

Интегрированная система это что-то вроде мега-программы, которая стремиться полностью «вобрать» в себя все процессы. Этакий «юридический SAP». У нас еще любят использовать аббревиатуру АРМ (автоматизированное рабочее место).

Гибкие системы собраны из «блоков», которые могут по мере необходимости соединяться друг с другом и обмениваться данными.

Можно долго спорить про то, какие лучше, удобнее и т.п. Но я про это не буду, потому что выбор обычно гораздо проще. Интегрированные системы ДОРОГИЕ. Просто потому, что они сложные и крутые. И еще, как правило, требуют достаточной квалификации для настройки.

Поэтому дальше читайте про то, как на базе простых и всем известных инструментов сделать собственную рабочую среду.

Система управления практикой из привычных элементов

Вот тот набор «ингредиентов», который нам понадобится.

1. Проводник. Обычный, как в любом Windows. Можно заменить на Google.Drive. Для упорядоченного хранения документов.

2. Google с его Gmail и Календарем. Для обработки эл. почты. А также «ежедневник» для управления календарем и временем.

3. А2.Тайм. Для учета рабочего времени по клиентами, хранения контактов. Также тут получаем отчеты и аналитику по проектам.

4. Trello. Для управления проектами. При необходимости – управление «лидами» и взаимоотношениями с Клиентами.

5. Телеграмм. Внутренние коммуникации по проектам. Особенно полезно, если у вас есть команда.

Хранение документов.

Вряд ли нужно объяснять, как хранить файлы. Скорее всего, с этим вы и так как-то справляетесь.

Google.

Тут в первую очередь нас интересует Календарь. Чтобы расставлять в него все возможные события – от встреч с клиентами и судов и до написания договоров и консультаций.

Пользоваться gmail при этом в общем не обязательно.

Почему именно Google? Дело в том, что он просто интегрируется с другими приложениями, которые нам понадобятся.

Обязательно добавьте учетную запись с календарем в ваш смартфон (одинаково легко делается через встроенный Календарь что в Android-телефонах, что в iOS).

Это позволит нам учитывать время на работу с клиентами в любом месте и в любое время со смартфона и без дополнительных программ.

А2.Тайм.

Здесь мы будем учитывать наших клиентов, проекты и формировать отчеты о проделанной работе, а также статистику.

Чтобы не «переписывать» все из календаря подключаем синхронизацию с Google в настройках и получаем автоматический перенос всех событий, если только они не отмечены как «личные». Дальше останется только «назначить» событию клиента и проект.

Trello.

Это очень удобная система, которая позволяет организовать работу по любому проекту и отслеживать его стадии. По сути, через интеграцию с Трелло получаем полноценную систему управления проектами.

Два важных момента.

Для интеграции Трелло с календарем подходит бесплатная утилита Cronify. Настраивается все буквально в два клика. Ограничение в бесплатной версии – невозможно подключить» больше 1 доски одновременно. Платная версия стоит примерно 1500 руб. в год.

При создании карточки в Трелло у нее должна быть дата (срок исполнения) – тогда она автоматически попадет в календарь.

Telegramm.

Здесь у нас будут две функции. Во-первых, это пространство для оперативной коммуникации с членами Вашей команды. Тут, думаю, комментарии не требуются.

Во-вторых, за счет простой интеграции с Трелло можно сделать так, чтобы напоминания о движении карточек в конкретном проекте приходили вам прямо в мессенджер. Причем, что очень удобно, можно «связать» конкретную доску с конкретным чатом.


Как все это работает

Теперь давайте попробуем взглянуть на сценарий ведения какого-нибудь проекта с помощью описанных инструментов.

Итак, к вам обратился клиент с просьбой вести суд в общей юрисдикции. Прекрасно.

1. Создали на диске папку с названием Клиента и сложили туда все полученные от него данные.

2. В Трелло на соответствующей доске «суды» заводим «карточку» с делом клиента и описанием. Ставим срок, например, подачи искового заявления.

3. В google­-календаре сама появится соответствующая запись.

4. Из календаря ее «подхватит» А2.Тайм и добавит в систему учета времени. После фиксации контактов клиента и проекта можно будет «прикрепить» к его проекту соответствующие работы и время, потраченное на оформление искового заявления.

Если вы, например, добавили Клиента в соответствующий чат в Телеграмм и если не пожалели выделить «доску» под его проект, то информация о движении его дела будет приходить ему самостоятельно при перемещении вами карточки в Телеграмм.

Теперь у нас есть гибкая и мощная система, которая позволяет настроить работу частно-практикующего профессионала или небольшого офиса. Причем сделать это можно даже и вовсе без каких-либо затрат.

Вот, собственно, и все. Цифровизация в действии, так скзаать )))

Сейчас вы можете бесплатно попробовать, как работает эта конструкция, потому что тестовый период А2.Тайм составляет 10 недель для команды из 2 или более человек.

Технически это обычное ведение календаря Outlook. Сейчас, понятное дело, он обычно синхронизирован с сартфоном и планшетом.
Туда удобно заносить туда все события и планировать как минимум неделю вперед. А2.Тайм потом автоматом «подтягивает» это все с систему и остается только назначить те или иные записи на соответствующих клиентов и проекты. Собственно, это все. Основная сложность – аккуратно вести дневник и разделать события на личные (благо, сейчас есть соответствующий в календарях переключатель) и рабочие. Иначе в учет времени начинает падать что попало. Когда это решено, дальше все просто. .

Мы в А2 считаем, что учет «непроизводительного» времени не менее важен, чем «клиентского». Просто потому, что в конечном счете новые проекты возникают из наших неоплачиваемых действий. И не учитывая их невозможно потом понять, что из усилий реально принесло пользу, а что просто «ушло в песок»? Вот для этого мы и используем внутренние коды. Это время, которое выставляется самим себе.
Список кодов\внутренних проектов:

• HR-работы - все, что связано с персоналом, собеседованиями и т.п.;
• PR-активность - комментарии в СМИ, публичные выступления, статьи и все остальное для продвижения фирмы в публичном пространстве;
• Больничные. Тут нечего комментировать – все мы люди;
• Отпуска;
• Внутренние совещания – тут все, что имеет отношение к внутреннему общению внутри фирмы и при этом не относится на проект того или иного клиента;
• Внутренние юридические работы – это про подготовку договоров для проектов, создание любых внутренних приказов и положений и т.п. Все «юридическое», что мы делаем для себя любимых;
• Маркетинг новых клиентов – встречи с потенциальными клиентами, предложения им и т.п.;
• Маркетинг клиентов существующих – то же самое, но для получения проектов от уже имеющихся клиентов фирмы;
• Обучение – все, что связано с получением новых знаний и распространением их внутри фирмы;
• Тендеры – время, которое уходит на подготовку и подачу документации для участия;
• Технические работы – что-то «внутреннее», что не попало в остальные категории. Самая частая запись тут – заполнение учета времени ;
• Управление фирмой – любые работы, связанные собственно с управлением – составление финансовой отчетности, например.

Список вы можете расширить или сократить на свое усмотрение.

оригинальный текст опубликован на zakon.ru